孤独なおちんちん

かなり恥ずかしがり屋な30代独身男性の孤独なブログ(U)主に自己啓発系の書評や自分の人生について語ります(U)

資料作成のコツがわかる本『いちばんやさしい資料作りの教科書』

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仕事をしていると資料を作ることもあるかと思います。

僕も作る機会がけっこうありますけど、正直苦手です。

 

資料作成って、丁寧に教えてくれる会社もあるかもしれませんが、たいていは自力で身に付けていくことが多いようです。

 

僕も今まで自己流でやってきてしまったので、この機会に基本的な流れを覚えておこうと思いました。

参考にしたのは、『いちばんやさしい資料作りの教科書』という本です。

 

いちばんやさしいというだけあって、資料作りの流れがわかりやすく書かれていました。

 

資料作成の8ステップ

①リサーチ
 資料を見せようとしている相手はどんな人たちか調べる

②テーマ設定
 資料を作る目的、何を伝えたいのかを考え、テーマを設定する

 まずはテーマを決めましょうと書いている本やサイトは多いですけど、その前にやらなければいけない大事な作業があります。

 

その資料を見せようとしている相手がどういう人たちなのかリサーチすることです。

 

リサーチをちゃんとしないと、せっかく作った資料が独りよがりなものになってしまうかもしれません。

こちらが伝えたいことばかり考えるのではなく、まずは相手が何を求めているのかリサーチすることが大事です。

 

 

リサーチが済んだら、テーマ設定をします。

テーマをはっきり定めないまま資料作成してしまうと、相手に伝わらなくなってしまいます。

テーマはなるべく具体的でわかりやすいものにします。

 

最初にリサーチした情報を元に、何をなんのために伝えるのかをはっきりさせます。

 

この時点で、テーマに合った素材をたくさん集めておきます。

素材を集めておくことで、何を伝えるかがはっきりします。

大事なのはどう伝えるかよりも、何を伝えるかです。

 

③シナリオ作り
 話し言葉で、30秒くらいでいえる筋書を用意する

④構成を決定
 シナリオを元にキーワードを抜き出して順に並べる。そこから構成を考える。

 テーマも固まったら、次はシナリオを作ります。

ここでだいじなのは、話し言葉で、30秒くらいで伝える事ができるシナリオを用意することです。

 

シナリオを作るとき、たいていの人は伝えたいことを全部盛り込もうとしてしまいます。

でも、伝えたい事をあれもこれもと盛り込んでしまうと、本当に伝えたい事が埋もれてしまって、逆に伝わらない資料になります。

 

シナリオ作りで大事なのは情報を詰め込むことではなくて、情報を削ることです。

 

ここで筋がブレてしまうと伝える力の弱い資料になってしまいます。

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シナリオができたら、それを元にキーワードを並べていきます。

資料作りの構成で参考になる型を紹介しているサイトがあったので引用させてもらいます。

1 タイトル プレゼン資料のタイトル
2 現状分析 経済情勢や業界動向を客観的視点から分析
3 課題・問題提起 問題を認識させ、課題やニーズを提示
4 共感作り 問題解決のメリット・デメリット
5 解決策の提示 課題を解決する方法を提示
6 商材説明 解決策を実行するための商材を紹介
7 導入メリット 商材を導入するメリットを明示
8 メリットの裏付け 過去のデータや事実、実績を記載
9 行動喚起・締めくくり 相手の行動を促すメッセージ

プレゼン資料の作り方の構成・コツ【パワーポイント初心者必見】

 

⑤目次を作成
 構成を元に、各部のページ数と各ページのタイトルを決める

⑥フォーマット作り
 使用する文字や色を決める

 構成まで完成したら、次は目次を作っていきます。

まずは仮の目次を作って、ページ数の目安を作っておきます。

もし内容と食い違ってくるようだったら、後で整合性をとります。

 

次にフォーマットを決めます。

フォーマットをちゃんと決めると、統一感が出て読みやすい資料になります。

 

サイズはビジネス書類ならA4が一般的。

タテヨコは、配布用の紙資料ならタテ。

プレゼン用のスライドならヨコが基本です。

 

あとは書体、タイトル、社名やロゴ、アイキャッチなどを決めます。

⑦ページ作り
 文章、写真、図、イラストなどを配置していく

⑧チェック
 印刷して最終確認。複数の人に見てもらう。

 あとは具体的に文章、写真、図、イラストなどを配置していきます。

できるだけビジュアル情報を活用することで視覚的に伝わりやすい資料になります。

 

情報量は、「1ページ1分」で読み終わる分量を目安にします。

また、「1ページ1テーマ」となるようにします。

1ページに情報を詰め込みすぎると読んでもらえない資料になってしまうので気を付けます。

 

ここまでできたらあとは印刷して、他の人に確認してもらいます。

今回は資料を作る時のおおまかな流れを紹介しました。

具体的な文章の書き方やレイアウト・デザインのコツなどもこの本には書かれているので、もっと詳しく知りたい方は読んでみてもいいと思います。